Część 4 z 5 · seria o KSeF

KSeF – zasady, obowiązki, uprawnienia i sankcje

KSeF to nie tylko nowy format faktury, ale też nowy model dostępu: kto może wystawiać faktury w imieniu firmy, kto je widzi, jak to kontrolować i co grozi za naruszenia. W tym artykule zebraliśmy podstawy prawne, metody uwierzytelniania, zasady nadawania uprawnień (w tym ZAW-FA i współpracę z biurem rachunkowym), obowiązki obu stron transakcji, zasady archiwizacji, sankcje oraz gotowe wzory procedur wewnętrznych.

Spis treści
  1. Podstawy prawne KSeF
  2. Uwierzytelnianie: jak można zalogować się do KSeF?
  3. Certyfikaty i tokeny KSeF
  4. Uprawnienia w KSeF: rodzaje i kto je nadaje
  5. ZAW-FA krok po kroku
  6. Biuro rachunkowe, pracownicy, pełnomocnicy
  7. Odbieranie i kontrola uprawnień
  8. Obowiązki wystawcy i odbiorcy
  9. Przechowywanie i archiwizacja
  10. Sankcje i kary
  11. Bezpieczeństwo, ochrona danych i ciągłość działania
  12. Rekomendowane procedury wewnętrzne
  13. FAQ
  14. Słowniczek
  15. Źródła

Podstawy prawne KSeF#

AktCo regulujeLink
Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zm.)Definicja faktury ustrukturyzowanej, obowiązek KSeF, daty, tryby offline, kary, archiwizacja, numer KSeF w płatnościachISAP
Ustawa z 16.06.2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 1598)Wprowadzenie obowiązkowego KSeFISAP
Ustawa z 9.05.2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852)Odroczenie obowiązku na 1.02.2026 r.ISAP
Ustawa z 5.08.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203)Etapy 1.02/1.04.2026, okresy przejściowe, offline24, uproszczeniaISAP
Rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815 ze zm.)Uwierzytelnianie, uprawnienia, ZAW-FA, certyfikaty, tokeny, kody QR, załącznikiISAP
Rozporządzenie MFiG z 7.12.2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740)Wyłączenia z KSeFISAP
Rozporządzenie MFiG z 7.12.2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2025 poz. 1742)Dostosowanie zasad wystawiania fakturISAP
Rozporządzenie MFiG z 12.12.2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie JPK_VAT z deklaracjąNumer KSeF i oznaczenia OFF/BFK/DI w ewidencjibroszura MF o znacznikach
Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003Zgoda UE na obowiązkowe e-fakturowanieEUR-Lex
Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 (ViDA)Ramy unijne e-fakturowania, w tym B2B wewnątrz UE od 1.07.2030 r.EUR-Lex

Najważniejsze przepisy ustawy o VAT w pigułce:

  • art. 106ga – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i wyjątki;
  • art. 106gb – wystawianie i otrzymywanie przy użyciu KSeF, przekazywanie faktur poza KSeF (ust. 4);
  • art. 106na – data wystawienia i otrzymania;
  • art. 106nda, 106nf, 106nh – tryby offline24, awaryjny, offline (niedostępność);
  • art. 106ni – kary pieniężne;
  • art. 108g – numer KSeF w płatnościach (od 1.01.2027 r.);
  • art. 112aa – przechowywanie faktur w KSeF;
  • art. 145l–145n – przepisy epizodyczne (etapy, limit 10 000 zł, kasy).

W toku legislacyjnym (stan na 9.11.2026 r.): ustawa z druku sejmowego nr 3245 (UD477) – odroczenie kar do 1.01.2028 r., uchwalona przez Sejm 6.11.2026 r., jeszcze nierozpatrzona przez Senat i nieogłoszona W procesie legislacyjnym; projekt nowelizacji rozporządzenia o korzystaniu z KSeF (wykaz prac MF nr 138/2026), od 27.10.2026 r. na etapie uzgodnień i konsultacji W procesie legislacyjnym – tokeny po 2026 r., certyfikat ograniczony do wskazanego NIP albo identyfikatora oddziału lub jednostki wewnętrznej, certyfikat dla podmiotów z identyfikatorem Peppol, uprawnienie do identyfikatorów zbiorczych.

Uwierzytelnianie: jak można zalogować się do KSeF?#

MetodaDla kogoGdzie działaUwagi
Węzeł Krajowy (login.gov.pl): Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-DowódOsoby fizyczneAplikacja Podatnika KSeF, inne narzędziaOd 14.02.2026 r.; Profil Zaufany nie jest już odrębną metodą – działa w ramach Węzła
Kwalifikowany podpis elektronicznyOsoby fizyczneAplikacja Podatnika, APIMoże zawierać NIP, PESEL albo żadnego z nich (wtedy trzeba zgłosić tzw. dane unikalne certyfikatu)
Kwalifikowana pieczęć elektronicznaPodmioty niebędące osobami fizycznymiAPI, narzędziaPowinna zawierać NIP podatnika
Token KSeFOsoby fizyczne i podmiotyOprogramowanie zintegrowane z API (nie w Aplikacji Podatnika)Obecnie do 31.12.2026 r. (§ 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia); projekt zmian – zob. niżej
Certyfikat KSeF (typ 1)Osoby fizyczne i podmiotyOprogramowanie zintegrowane z API (nie w aplikacjach MF)Ważny max 2 lata

Podczas logowania wskazujesz kontekst, czyli identyfikator podmiotu, w imieniu którego działasz: NIP (JDG, spółki, JST, grupy VAT, komornika, przedstawiciela podatkowego), identyfikator wewnętrzny jednostki (np. oddziału), identyfikator złożony NIP-VAT UE (samofakturowanie z podmiotem z UE) lub identyfikator brokera PEF.

Certyfikaty i tokeny KSeF#

Certyfikat KSeF#

CechaTyp 1Typ 2
PrzeznaczenieUwierzytelnianie w sesji interaktywnej i wsadowejOznaczanie faktur offline kodem QR „CERTYFIKAT” (KOD II)
Od kiedyOd 1.11.2025 r. (MCU), od 1.02.2026 r. w KSeF 2.0Od 1.02.2026 r.
Gdzie działaOprogramowanie zintegrowane z APIOprogramowanie zintegrowane z API
WażnośćMaksymalnie 2 lataMaksymalnie 2 lata

Pozostałe zasady:

  • wniosek o certyfikat składasz przez API KSeF albo Aplikację Podatnika KSeF (od lutego 2026 r.);
  • certyfikat może otrzymać osoba fizyczna (z NIP lub PESEL) albo podmiot z NIP po uwierzytelnieniu pieczęcią kwalifikowaną;
  • certyfikatu osoby fizycznej nie wolno udostępniać innym osobom; za certyfikat podmiotu odpowiada podmiot;
  • limity aktywnych certyfikatów: PESEL – 6 aktywnych i 6 „na zapas”; NIP – 100 i 100; dane unikalne podpisu/pieczęci – 6 i 6; limit wniosków w 30 dni: 12 (PESEL), 300 (NIP), 12 (dane unikalne);
  • nowy certyfikat można wystawić na miesiąc przed upływem ważności najstarszego aktywnego;
  • uprawnienia nie wygasają razem z certyfikatem.

Token KSeF#

Token to ciąg znaków generowany po uwierzytelnieniu, przypisany do podmiotu i konkretnych uprawnień. Działa tylko w kontekście, w którym go wygenerowano, jest wyświetlany tylko raz i nie można dopisać do niego nowych uprawnień. Tokenu wygenerowanego przez osobę fizyczną nie wolno przekazywać innym. Token wygenerowany przez spółkę (po uwierzytelnieniu pieczęcią) spółka może udostępnić pracownikom, ale wtedy w KSeF widoczna jest spółka, a nie konkretna osoba (Podręcznik KSeF 2.0 cz. I). Do 25.01.2026 r. wygenerowano 617 171 certyfikatów KSeF i 90 452 tokeny (odpowiedź MF na interpelację nr 14887).

Stan prawny tokenów (9.11.2026 r.):

Obecne rozporządzenie ObowiązujeProjekt z października 2026 r. W procesie legislacyjnym
Czy token działa po 2026 r.Nie – do 31.12.2026 r.Tak, jako stała metoda
Ważność tokenu wygenerowanego do 31.12.2026 r.Do 31.12.2026 r.Do 30.11.2027 r.
Ważność nowego tokenu (od 1.01.2027 r.)–Max 365 dni kalendarzowych od wygenerowania lub od wskazanej daty początkowej
Planowane wejście w życie–1.01.2027 r. (przedłużenie starych tokenów: 31.12.2026 r.)

Uprawnienia w KSeF: rodzaje i kto je nadaje#

Rodzaje uprawnień#

UprawnienieCo pozwala robićTypowy odbiorca
Zarządzanie uprawnieniami (z przeglądaniem)Nadawanie i odbieranie uprawnień innymWłaściciel, administrator, dyrektor finansowy
Zarządzanie jednostkami podrzędnymiObsługa oddziałów/jednostekCentrala, JST
Wystawianie faktur (online i offline)Wysyłanie faktur sprzedażowychDział sprzedaży, fakturzystka, biuro rachunkowe
Dostęp do fakturPrzeglądanie i pobieranie faktur sprzedażowych i zakupowychKsięgowość, biuro rachunkowe, kontroling
SamofakturowanieWystawianie faktur w imieniu sprzedawcyNabywca w umowie o samofakturowaniu
Faktury VAT RRWystawianie VAT RR i korektNabywcy produktów rolnych
Faktury PEFWystawianie faktur w ramach PEFBrokerzy PEF
Przedstawiciel podatkowyDziałanie jako przedstawicielPrzedstawiciele podatkowi
Operacje egzekucyjneDziałania w egzekucjiKomornicy, organy egzekucyjne
Zarządzanie uprawnieniami w ramach podmiotu unijnegoObsługa samofakturowania przez nabywcę z UE (tzw. administrator UE)Przedstawiciel unijnego nabywcy
Obsługa identyfikatorów zbiorczychGenerowanie i przeglądanie identyfikatorów zbiorczych (uprawnienie techniczne w API od września 2026 r.; rozporządzenie go jeszcze nie wymienia)Dział płatności, księgowość
Uprawnienia technicznePrzegląd uprawnień i historii sesjiAudyt wewnętrzny, IT

Zasady ogólne:

  • Uprawnienia właścicielskie są przypisane systemowo do NIP podatnika – nie da się ich odebrać.
  • Osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie (Aplikacja Podatnika, API).
  • Uprawnienia do zarządzania nie da się technicznie rozdzielić na „tylko nadawanie” i „tylko odbieranie” – taki podział wprowadzasz procedurą wewnętrzną.
  • Administrator jednostki wewnętrznej (np. oddziału) może nadawać uprawnienia w jej zakresie, używając identyfikatora wewnętrznego.

Kto nadaje pierwsze uprawnienia?#

PodatnikJak zaczyna
Osoba fizyczna prowadząca działalnośćLoguje się sama (login.gov.pl lub podpis) i nadaje uprawnienia elektronicznie – bez ZAW-FA
Spółka/inna jednostka z kwalifikowaną pieczęcią elektronicznąUwierzytelnia się pieczęcią i nadaje uprawnienia elektronicznie
Spółka/inna jednostka bez pieczęciSkłada ZAW-FA, wskazując jedną osobę fizyczną; ta osoba nadaje dalsze uprawnienia elektronicznie
Przedsiębiorstwo w spadkuZAW-FA podpisuje zarządca sukcesyjny
Struktura Przykładowy łańcuch uprawnień w firmie
  • Podatnik uprawnienia właścicielskie
    • Osoba wskazana w ZAW-FA albo uwierzytelniona pieczęcią zarządzanie uprawnieniami
      • Pracownik wystawianie faktur
      • Pracownik dostęp do faktur
      • Biuro rachunkowe (NIP) uprawnienie z prawem dalszego przekazania
        • Księgowa biura w zakresie klienta X
        • Księgowa biura w zakresie wszystkich klientów

ZAW-FA krok po kroku#

ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, składane do naczelnika urzędu skarbowego. Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wersja ZAW-FA(3).

  1. Sprawdź, czy musisz. ZAW-FA składa podatnik niebędący osobą fizyczną, który nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Osoby fizyczne prowadzące działalność nie składają go, by wyznaczyć osobę – nadają uprawnienia elektronicznie.
  2. Wskaż jedną osobę fizyczną. W jednym zawiadomieniu można wskazać tylko jedną osobę. Najczęściej otrzymuje ona uprawnienie do zarządzania uprawnieniami.
  3. Podaj adresy e-mail – obowiązkowo dla podatnika i osoby wskazanej. Na nie przychodzi potwierdzenie.
  4. Złóż zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego:
    • elektronicznie – przez formularz w e-Urzędzie Skarbowym albo przez e-Doręczenia,
    • papierowo – osobiście lub pocztą.
  5. Nie używaj ePUAP – od 1 stycznia 2026 r. ZAW-FA złożone przez ePUAP nie jest uznawane za skutecznie doręczone.
  6. Poczekaj na potwierdzenie. Pracownik urzędu wprowadza dane do systemu, a KSeF wysyła potwierdzenie e-mailem.
  7. Dalsze uprawnienia osoba wskazana nadaje już elektronicznie – pracownikom, biuru rachunkowemu, administratorom oddziałów.

ZAW-FA służy też do: odebrania uprawnień (cel „odebranie uprawnień” lub „odebranie wszelkich nadanych uprawnień”) oraz zgłoszenia danych unikalnych podpisu lub pieczęci zagranicznej, która nie zawiera NIP ani PESEL (skrót SHA-256 certyfikatu, 64 znaki). Zawiadomienie nie dotyczy – w zakresie określonym w przepisach – JST, grup VAT, członków grup VAT i jednostek wewnętrznych.

Biuro rachunkowe, pracownicy, pełnomocnicy#

Trzy modele współpracy z biurem rachunkowym#

ModelKto wystawiaKto pobieraUprawnienia dla biuraDla kogo
1. Biuro poza KSeFPodatnik (własny program)Podatnik, przekazuje dokumenty biuruBrakFirmy z własnym systemem i zintegrowanym obiegiem do biura
2. Biuro pobieraPodatnikBiuroDostęp do fakturWiększość JDG i małych firm
3. Biuro wystawia i pobieraBiuro w imieniu podatnikaBiuroWystawianie + dostęp do fakturPodatnicy bez własnego narzędzia

Uprawnienia pośrednie#

Podatnik może nadać biuru (jako podmiotowi z NIP) uprawnienia do wystawiania i/lub dostępu do faktur z możliwością dalszego przekazania. Biuro nadaje je swoim pracownikom – w ramach konkretnego klienta albo wszystkich klientów. Przy logowaniu system weryfikuje cały łańcuch; uprawnienie działa dopiero, gdy łańcuch jest kompletny. Odebranie uprawnień biuru dezaktywuje uprawnienia nadane przez nie pracownikom.

Pracownicy i zastępstwa#

  • Nadawaj uprawnienia imiennie i w minimalnym zakresie (zasada najmniejszych uprawnień).
  • Zapewnij co najmniej dwie osoby zdolne do wystawiania faktur i dwie do zarządzania uprawnieniami.
  • Certyfikaty osób fizycznych są przypisane do PESEL – nie przekazuj ich innym osobom.

Pełnomocnictwa a KSeF#

Uprawnienia w KSeF nadaje się wyłącznie w systemie (np. w Aplikacji Podatnika) albo zawiadomieniem ZAW-FA (§ 4–5 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF). Samo pełnomocnictwo z Ordynacji podatkowej ich nie zastępuje – nie daje automatycznie dostępu do faktur w KSeF. MF potwierdza natomiast, że pełnomocnik ogólny (PPO-1) może podpisać i złożyć ZAW-FA w imieniu podatnika (Podręcznik KSeF 2.0 cz. I). MF nie wypowiedziało się wprost o innych rodzajach pełnomocnictw (np. UPL-1, PPS-1) – to wniosek redakcyjny wynikający z przepisów.

Odbieranie i kontrola uprawnień#

Jak odebrać uprawnienie?

  • elektronicznie – zrobi to osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami;
  • ZAW-FA z celem „odebranie uprawnień” – gdy nie ma innej drogi (np. osoba wskazana odeszła z firmy).

Jak kontrolować?

  • regularnie przeglądaj listę uprawnień (uprawnienie techniczne pozwala też przeglądać historię sesji);
  • unieważniaj tokeny i certyfikaty osób, które odchodzą z firmy lub zmieniają rolę – MF udostępnia mechanizm szybkiego unieważnienia;
  • prowadź rejestr: kto, jakie uprawnienie, od kiedy, kto zatwierdził.

Sytuacje szczególne:

  • śmierć podatnika – jego narzędzia uwierzytelniania przestają działać, ale nadane przez niego uprawnienia pozostają w systemie;
  • likwidacja, zawieszenie działalności czy przekształcenie spółki nie blokują automatycznie dostępu – uprawnienia trzeba uporządkować ręcznie.

Obowiązki wystawcy i odbiorcy#

ObowiązekWystawca (sprzedawca)Odbiorca (nabywca)
Narzędzie i dostępZapewnić narzędzie do wystawiania i uprawnieniaZapewnić dostęp do odbioru (własny lub przez biuro)
Treść fakturyDane wymagane przez art. 106e u.VAT w strukturze FA(3)Sprawdzić poprawność; błędy zgłosić sprzedawcy (noty korygujące zlikwidowano)
Termin wystawieniaCo do zasady 15. dnia miesiąca po dostawie/usłudze/zaliczce (art. 106i) – w KSeF liczy się dzień przesłania–
Status i UPOSprawdzić, czy faktura otrzymała numer KSeF; reagować na odrzucenia–
Faktury poza KSeFPrzekazać z kodem QR (konsumenci, zagranica, nabywcy bez NIP)Zweryfikować kod QR, gdy dostaje fakturę poza systemem
Tryby offlineDosłać w terminie (1 lub 7 dni roboczych zależnie od trybu)Sprawdzić, czy faktura „OFFLINE” została dosłana
KorektyWystawiać w KSeF z numerem KSeF faktury korygowanej–
JPK_VATNumer KSeF lub OFF/DI w ewidencji sprzedażyNumer KSeF lub OFF/BFK/DI w ewidencji zakupów
Płatności (od 1.01.2027)–Podać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w przelewie do czynnego podatnika VAT; sprawdzić status w wykazie podatników VAT
ArchiwizacjaFaktury spoza KSeF – samodzielnieFaktury spoza KSeF – samodzielnie

Ustawa o VAT nie przewiduje odrębnej kary pieniężnej za brak numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytule płatności – kara z art. 106ni tego nie obejmuje, a Kodeks karny skarbowy nie odnosi się do art. 108g. Obowiązek jest jednak ustawowy, a jego naruszenie może mieć skutki praktyczne, np. przy rozliczaniu płatności przez kontrahenta.

Przechowywanie i archiwizacja#

Co przechowuje KSeF?#

Faktury przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dla tych faktur nie stosuje się ogólnych przepisów o przechowywaniu (art. 112 i 112a) – wynika to z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT. Jeśli 10 lat upłynie przed przedawnieniem zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje faktury poza KSeF do czasu przedawnienia (art. 112aa ust. 2).

Przykład. Faktura wystawiona 15 kwietnia 2026 r. będzie przechowywana w KSeF do końca 2036 r.

Co pozostaje po Twojej stronie?#

DokumentKto przechowujeJak długo
Faktury ustrukturyzowane (z numerem KSeF)KSeF10 lat od końca roku wystawienia; po tym okresie – Ty, jeśli zobowiązanie się nie przedawniło
Faktury wystawione/otrzymane poza KSeF (B2C, zagranica, kasy do 2026 r., awaria całkowita)TyDo upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 u.VAT)
Ewidencje VAT, JPKTyJak wyżej
Dokumentacja księgowa, umowy, zamówieniaTyZgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi
UPO, rejestr uprawnień, logiTy (zalecane)Co najmniej do przedawnienia – dla celów dowodowych

Sankcje i kary#

Za co grozi kara z art. 106ni?#

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi m.in.:

  1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF (np. wystawił PDF lub papier);
  2. w trybie offline24, w okresie awarii albo niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem (strukturą FA(3));
  3. nie przesłał do KSeF w terminie faktury wystawionej w trybie offline24, offline (niedostępność) lub awaryjnym.

Ile wynosi kara?#

SytuacjaMaksymalna kara
Faktura z wykazanym VATDo 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze
Faktura bez wykazanego VAT (np. zwolniona)Do 18,7% kwoty należności ogółem

Kara jest uznaniowa co do wysokości („do”) i nakładana decyzją naczelnika urzędu skarbowego. Uiszcza się ją bez wezwania w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Do kary stosuje się dział IVA Kodeksu postępowania administracyjnego (m.in. przesłanki wymiaru i odstąpienia od kary) i odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej; nie stosuje się art. 21a Prawa przedsiębiorców (pouczenia zamiast kary) – art. 106ni ust. 5–7.

Osobno: za samo niewystawienie faktury w KSeF oraz za spóźnione przesłanie faktur z trybu offline24, awaryjnego lub niedostępności nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4). Ten przepis obowiązuje już od 1.02.2026 r. – odroczenie kar go nie dotyczy. Nie wyłącza odpowiedzialności karnej skarbowej za inne czyny, np. wystawianie faktur nierzetelnych.

Przykład liczbowy (górna granica, nie wyliczenie kary). Faktura na 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT) wystawiona poza KSeF wbrew obowiązkowi: kara może wynieść maksymalnie 2 300 zł. Faktura zwolniona z VAT na 12 300 zł: maksymalnie 2 300,10 zł (18,7% × 12 300 zł). Faktyczną wysokość – od zera do tej granicy – ustala organ w decyzji, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy.

Od kiedy kary?#

EtapWejście w życie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7Status
Obowiązujące prawo1.01.2027 r.Ogłoszone – stosowane od tej daty – art. 23 pkt 4 ustawy z 16.06.2023 r.
Ustawa z druku nr 3245 (UD477)1.01.2028 r.W procesie legislacyjnym – uchwalona przez Sejm 6.11.2026 r.; na 9.11.2026 r. nie trafiła jeszcze do Senatu; potem podpis Prezydenta i publikacja; planowane wejście w życie ustawy 31.12.2026 r.

Co ważne w kontekście odroczenia:

  • odroczenie dotyczy tylko kar z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7, nie obowiązku wystawiania faktur w KSeF ani obowiązku numeru KSeF w płatnościach; ustawa usuwa też z przesłanek kary awarię całkowitą i doprecyzowuje kilka przepisów o trybach szczególnych;
  • według uzasadnienia projektu w 2027 r. KAS będzie przede wszystkim przypominać o obowiązkach, a jeśli to nie poskutkuje – prowadzić czynności sprawdzające, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT Zapowiedź;
  • ustawa nie zawiera odrębnego przepisu przejściowego. Ponieważ przepisy o karach mają w niej wejść w życie dopiero 1.01.2028 r., nie byłoby podstawy do karania za naruszenia popełnione wcześniej – tak też przedstawia to MF w uzasadnieniu projektu. To wniosek z konstrukcji ustawy, aktualny tylko wtedy, gdy zostanie ona uchwalona przez Senat, podpisana i ogłoszona w obecnym brzmieniu.

Inne konsekwencje#

Brak kary z art. 106ni nie oznacza braku konsekwencji. Wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi to naruszenie ustawy po stronie wystawcy; niezależnie działają ogólne sankcje związane z rzetelnością rozliczeń VAT i JPK.

Co z nabywcą? Według MF nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF wbrew obowiązkowi, jeżeli spełnione są ogólne warunki (art. 86 i 88 ustawy o VAT) – przepisy KSeF nie ograniczają prawa do odliczenia, a nabywca nie musi weryfikować, czy sprzedawca powinien był użyć KSeF. MF oczekuje jednak należytej staranności, przy fakturach spoza KSeF w szerszym zakresie (odpowiedź MF na interpelację nr 15402; pytania i odpowiedzi KSeF 2.0). To stanowisko resortu, nie przepis.

Bezpieczeństwo, ochrona danych i ciągłość działania#

Najważniejsze ryzyka#

RyzykoPrzykładŚrodek zaradczy
Wyciek tokenu lub certyfikatuToken zapisany w e-mailu, certyfikat na wspólnym dyskuSejf na sekrety, imienne certyfikaty, natychmiastowe unieważnienie po incydencie
PhishingFałszywe wiadomości „z KSeF” z linkiem do logowaniaLogowanie tylko przez oficjalne adresy (ksef.podatki.gov.pl, ap.ksef.mf.gov.pl), szkolenia
Faktury „scamowe”Faktura wystawiona na Twój NIP przez nieznany podmiotCodzienny przegląd faktur zakupowych; procedura zgłaszania opisana w Podręczniku KSeF 2.0 cz. III
Nadmierne uprawnieniaByły pracownik nadal ma dostęp do fakturRejestr i kwartalny przegląd uprawnień
Niedostępność KSeF lub internetuAwaria łącza w dniu wysyłki fakturProcedura offline24, zapasowe łącze, aplikacja MF jako narzędzie rezerwowe
Błąd integracjiMasowe odrzucenia po aktualizacji programuTesty w środowisku Demo przed każdą zmianą, monitoring statusów

Ochrona danych osobowych#

Administratorem danych zawartych w KSeF jest Szef KAS (art. 106nd ust. 1 ustawy o VAT). Szef KAS publikuje ogólną klauzulę informacyjną RODO, dostępną ze stopki serwisu KSeF; klauzuli poświęconej wyłącznie KSeF nie znaleźliśmy. Faktury JDG zawierają dane osobowe (imię, nazwisko, adres). Gdy udostępniasz faktury biuru rachunkowemu czy dostawcy IT, administratorem danych na Twoich fakturach pozostajesz Ty – dlatego uprawnienia w KSeF warto opisać w umowach powierzenia przetwarzania danych i ograniczyć do niezbędnego zakresu (to wniosek redakcyjny, nie stanowisko MF).

Rekomendowane procedury wewnętrzne#

1. Polityka uprawnień KSeF (wzór skrócony)#

  • Właściciel procesu: imiennie (np. główna księgowa / dyrektor finansowy).
  • Role i zakresy: tabela „stanowisko → uprawnienie → uzasadnienie”.
  • Zasada najmniejszych uprawnień i zasada „dwóch par oczu” przy nadawaniu uprawnienia do zarządzania.
  • Nadawanie: wniosek przełożonego → akceptacja właściciela procesu → nadanie → wpis do rejestru.
  • Odbieranie: najpóźniej w ostatnim dniu pracy lub przy zmianie roli; unieważnienie tokenów/certyfikatów.
  • Przegląd: co kwartał oraz po każdej zmianie biura rachunkowego lub dostawcy oprogramowania.
  • Sekrety: tokeny i certyfikaty w bezpiecznym magazynie; zakaz przesyłania e-mailem.

2. Obieg dokumentów#

  • Sprzedaż: kto wystawia, kto sprawdza dane przed wysyłką, kto monitoruje odrzucenia i UPO.
  • Zakupy: kto i jak często pobiera faktury z KSeF, jak dopasowuje je do zamówień, kto akceptuje do zapłaty.
  • Faktury spoza KSeF: osobna ścieżka (zagraniczne, B2C, z kas do 2026 r.).
  • Płatności od 2027 r.: zasady wpisywania numeru KSeF i tworzenia identyfikatorów zbiorczych.

3. Plan awaryjny (wzór skrócony)#

  1. Wykrycie: kto sprawdza, czy problem leży po stronie firmy, czy KSeF (komunikaty MF, BIP).
  2. Decyzja o trybie: offline24 (problem własny) / offline (ogłoszona niedostępność) / awaryjny (ogłoszona awaria) / awaria całkowita (media).
  3. Wystawianie: z certyfikatem typu 2, dwoma kodami QR przy wydaniu nabywcy przed wysłaniem.
  4. Rejestr faktur offline z terminem dosłania dla każdej.
  5. Dosłanie i weryfikacja numerów KSeF; obsługa ewentualnych odrzuceń.
  6. Raport po incydencie: przyczyna, czas, liczba faktur, wnioski.

4. Kalendarz kontroli#

CzęstotliwośćCzynność
CodziennieStatusy wysyłek, faktury odrzucone, faktury offline do dosłania, nowe faktury zakupowe
Co tydzieńUzgodnienie faktur zakupowych z zamówieniami i płatnościami
Co miesiącUzgodnienie JPK_VAT z KSeF (numery KSeF, oznaczenia OFF/BFK/DI)
Co kwartałPrzegląd uprawnień, tokenów i certyfikatów (daty ważności)
Co pół rokuTest planu awaryjnego; przegląd zmian w przepisach i dokumentacji MF

FAQ#

Kto może nadawać uprawnienia w KSeF?#

Podatnik (uprawnienia właścicielskie) oraz osoba, której nadano uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. W spółce bez pieczęci kwalifikowanej pierwszą taką osobę wskazuje się w ZAW-FA.

Gdzie złożyć ZAW-FA?#

Do naczelnika właściwego urzędu skarbowego – elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia albo papierowo. Od 1 stycznia 2026 r. złożenie przez ePUAP nie jest skuteczne.

Czy JDG musi składać ZAW-FA?#

Nie. Osoba fizyczna prowadząca działalność loguje się sama i nadaje uprawnienia elektronicznie.

Jak dać biuru rachunkowemu dostęp do KSeF?#

Nadaj biuru (jako podmiotowi z NIP) uprawnienie do dostępu do faktur, a jeśli biuro ma też wystawiać – do wystawiania faktur. Możesz zaznaczyć prawo dalszego przekazania, by biuro nadało je swoim pracownikom.

Czym różni się token od certyfikatu KSeF?#

Token to ciąg znaków powiązany z konkretnymi uprawnieniami, używany w programach przez API. Certyfikat KSeF to narzędzie kryptograficzne: typ 1 do logowania, typ 2 do oznaczania faktur offline. Certyfikat jest ważny max 2 lata; tokeny według obecnych przepisów działają do 31.12.2026 r. (projekt nowelizacji, jeszcze nieogłoszony, przewiduje ich utrzymanie).

Czy mogę zalogować się do Aplikacji Podatnika tokenem?#

Nie. Aplikacja Podatnika KSeF obsługuje logowanie przez login.gov.pl lub podpis kwalifikowany. Tokeny i certyfikaty KSeF działają w oprogramowaniu zintegrowanym z API.

Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?#

10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ustawy o VAT).

Ile wynosi kara za fakturę poza KSeF?#

Do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT).

Od kiedy kary za KSeF?#

Według obowiązujących przepisów od 1 stycznia 2027 r. Ustawa uchwalona przez Sejm 6 listopada 2026 r. przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 r., ale na 9 listopada 2026 r. nie trafiła jeszcze do Senatu i nie została ogłoszona – do czasu jej publikacji w Dzienniku Ustaw obowiązuje termin 2027 r.

Co zrobić, gdy pracownik z uprawnieniami odchodzi z firmy?#

Odebrać mu uprawnienia najpóźniej w ostatnim dniu pracy, unieważnić jego tokeny i certyfikaty KSeF oraz odnotować zmianę w rejestrze uprawnień.

Czy pełnomocnictwo w urzędzie skarbowym wystarczy do KSeF?#

Nie. Dostęp do faktur w KSeF wymaga uprawnienia nadanego w systemie albo zawiadomienia ZAW-FA. Pełnomocnik ogólny (PPO-1) może natomiast złożyć ZAW-FA w imieniu podatnika.

Słowniczek#

  • Uwierzytelnienie – potwierdzenie tożsamości użytkownika przy logowaniu do KSeF.
  • Kontekst – identyfikator podmiotu (np. NIP), w imieniu którego działasz w KSeF.
  • Węzeł Krajowy (login.gov.pl) – państwowy system logowania (m.in. Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna, e-Dowód).
  • Kwalifikowany podpis / pieczęć elektroniczna – narzędzia kryptograficzne o mocy prawnej; pieczęć – dla podmiotów, podpis – dla osób fizycznych.
  • Token KSeF – ciąg znaków do uwierzytelniania programów, powiązany z uprawnieniami.
  • Certyfikat KSeF – certyfikat wydawany przez KSeF: typ 1 (logowanie), typ 2 (faktury offline).
  • Dane unikalne – skrót SHA-256 certyfikatu podpisu/pieczęci bez NIP i PESEL, zgłaszany w KSeF.
  • Uprawnienia właścicielskie – pełne uprawnienia podatnika przypisane do NIP, nieodbieralne.
  • Uprawnienia pośrednie – uprawnienia nadane podmiotowi (np. biuru) z prawem przekazania pracownikom.
  • ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF, składane do naczelnika US.
  • Art. 106ni – przepis ustawy o VAT o karach pieniężnych związanych z KSeF.
  • Art. 112aa – przepis o przechowywaniu faktur w KSeF przez 10 lat.

Źródła#

Źródła sprawdzone przez redakcję 9 listopada 2026 r. (wraz z dostępnością odnośników).

  1. Ustawa o VAT (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zm.) – ISAP
  2. Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) – ISAP
  3. Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740) – ISAP
  4. Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2025 poz. 1742) – ISAP
  5. Podręcznik KSeF 2.0 cz. I – Rozpoczęcie korzystania z KSeF (wersja z 6.08.2026) – PDF
  6. Podręcznik KSeF 2.0 cz. III – Dodatkowe funkcjonalności KSeF – PDF
  7. Serwis KSeF MF – Podstawy prawne oraz kluczowe terminy – ksef.podatki.gov.pl
  8. Serwis KSeF MF – Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl
  9. Gov.pl – Integracja KSeF z Węzłem Krajowym – gov.pl
  10. Odpowiedź MF na interpelację nr 14887 (liczba certyfikatów i tokenów) – api.sejm.gov.pl
  11. Odpowiedź MF na interpelację nr 15240 (integracja z Węzłem Krajowym) – api.sejm.gov.pl
  12. Sejm RP – druk nr 3245 (UD477) i przebieg procesu – sejm.gov.pl; tekst druku – api.sejm.gov.pl
  13. Rządowe Centrum Legislacji – projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (wykaz MF nr 138/2026) – legislacja.rcl.gov.pl
  14. Odpowiedź MF na interpelację nr 15402 (prawo nabywcy do odliczenia VAT) – api.sejm.gov.pl
  15. Szef KAS – klauzula informacyjna – podatki.gov.pl
  16. Senat RP – druki senackie (stan na 9.11.2026: brak druku dla ustawy z druku sejmowego nr 3245) – senat.gov.pl
  17. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 – EUR-Lex
  18. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 – EUR-Lex