Kogo dotyczy KSeF i od kiedy?

Harmonogram KSeF – tabela i oś czasu#

1. 1 stycznia 2022KSeF dostępny dobrowolnie Historia
2. 1 lutego 2026KSeF 2.0: wystawianie dla największych firm; odbieranie faktur wystawionych w KSeF dla nabywców z polskim NIP Obowiązuje
3. 14 lutego 2026Logowanie przez login.gov.pl (Węzeł Krajowy) Obowiązuje
4. 1 kwietnia 2026Wystawianie dla pozostałych podatników Obowiązuje
5. 31 grudnia 2026Koniec okresów przejściowych Obowiązuje
6. 1 stycznia 2027Koniec limitu 10 000 zł i faktur z kas; numer KSeF w płatnościach; wejście w życie kar według obowiązującego prawa Ogłoszone – stosowane od tej daty
7. 1 stycznia 2028Kary według ustawy uchwalonej przez Sejm 6.11.2026 (nieogłoszonej) W procesie legislacyjnym
8. 1 lipca 2030E-faktury w transakcjach wewnątrzunijnych (ViDA) Prawo UE – stosowanie w przyszłości

Co już obowiązuje, a co jest tylko projektem?#

Harmonogram KSeF był w przeszłości kilkakrotnie zmieniany. Dlatego oddzielamy fakty od planów.

Ogłoszone w Dzienniku Ustaw:

• etapy 1.02.2026 i 1.04.2026 oraz koniec okresów przejściowych 31.12.2026 Obowiązuje;
• obowiązek numeru KSeF w płatnościach od 1.01.2027 – art. 108g ustawy o VAT Ogłoszone – stosowane od tej daty;
• wejście w życie kar z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 z dniem 1.01.2027 – art. 23 pkt 4 ustawy z 16.06.2023 Ogłoszone – stosowane od tej daty;
• tokeny KSeF dopuszczone do 31.12.2026 – § 13 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF Obowiązuje.

W toku legislacyjnym (stan na 9.11.2026):

1. Odroczenie kar do 1.01.2028 W procesie legislacyjnym – projekt UD477 (druk sejmowy nr 3245). Rząd skierował go do Sejmu 20.10.2026 r.; Komisja Finansów Publicznych poparła go bez poprawek 4.11.2026 r., poprawki zgłoszone w drugim czytaniu Sejm odrzucił, a 6.11.2026 r. Sejm uchwalił ustawę (437 głosów za). Na 9.11.2026 r. ustawa nie wpłynęła jeszcze do Senatu (brak druku senackiego) i nie została ogłoszona. Przed nią Senat, podpis Prezydenta i publikacja; planowane wejście w życie to 31.12.2026 r. Ustawa przedłuża też do 30.06.2030 r. odwrotne obciążenie dla gazu, energii i uprawnień do emisji (to wymaga jeszcze zmiany dyrektywy VAT) i doprecyzowuje kilka przepisów o trybach szczególnych. Ustawa nie przesuwa terminów obowiązku KSeF ani obowiązku numeru KSeF w płatnościach – MF wprost odrzuciło postulat odroczenia art. 108g.
2. Tokeny po 2026 r. W procesie legislacyjnym – projekt nowelizacji rozporządzenia o korzystaniu z KSeF (wykaz prac MF nr 138/2026), od 27.10.2026 r. na etapie uzgodnień i konsultacji; niepodpisany i nieogłoszony. Zakłada, że tokeny zostaną jako metoda uwierzytelniania, ale nowe (od 1.01.2027 r.) będą ważne maksymalnie 365 dni kalendarzowych od wygenerowania lub od wskazanej daty, a wygenerowane wcześniej – do 30.11.2027 r. Przewiduje też certyfikaty KSeF ograniczone do wskazanego NIP albo identyfikatora oddziału lub jednostki wewnętrznej oraz nowe uprawnienie do obsługi identyfikatorów zbiorczych.

Odbieranie a wystawianie faktur – dwa różne obowiązki#

To najczęściej mylona rzecz w całym harmonogramie.

Kto jest objęty obowiązkiem?#

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy podatników VAT, którzy wystawiają faktury – zarówno czynnych, jak i zwolnionych (podmiotowo z art. 113 lub przedmiotowo). Forma opodatkowania podatkiem dochodowym (skala, liniowy, ryczałt, CIT) nie ma znaczenia.

Z KSeF korzystają w szczególności:

• jednoosobowe działalności, spółki osobowe i kapitałowe;
• grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego (JST);
• podmioty zagraniczne ze stałym miejscem prowadzenia działalności (SMPD) w Polsce, jeśli to SMPD uczestniczy w transakcji;
• podmioty wskazane przez podatnika, np. biura rachunkowe (działają w jego imieniu);
• organy egzekucyjne i komornicy w przypadkach z art. 106c ustawy o VAT.

Jak ustalić, czy należysz do „dużych” (1.02.2026)?#

Liczy się wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. – nie w 2025 r. Formalnie obowiązek KSeF objął wszystkich 1.02.2026 r., a art. 145l u.VAT pozwalał do 31.03.2026 r. wystawiać faktury poza KSeF tym, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Jeśli w 2024 r. nie prowadziłeś działalności, Twoja sprzedaż z 2024 r. nie przekroczyła progu – mogłeś więc korzystać z tego okresu przejściowego (wynika to z brzmienia przepisu; MF nie odniosło się do tego wprost w pytaniach i odpowiedziach). Firmy założone po 1.04.2026 r. od początku podlegają obowiązkowi, z zastrzeżeniem limitu 10 000 zł do 31.12.2026 r. (art. 145m).

Kogo i co wyłączono z KSeF?#

Wyłączenia wynikają z ustawy (art. 106ga ust. 2 u.VAT) oraz z rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740). Dobrowolne wystawienie faktury w KSeF jest możliwe tylko w trzech pierwszych przypadkach z tabeli (art. 106ga ust. 4) oraz przy samofakturowaniu w WDT (§ 3 rozporządzenia).

Wyłączenia z tabeli są stałe – nie kończą się wraz z okresami przejściowymi 31.12.2026 r. Poza KSeF pozostają też faktury z okresu awarii całkowitej (art. 106ng) oraz faktury VAT RR, jeśli rolnik nie wskazał nabywcy w KSeF. Dlatego od 1.01.2027 r. KSeF obejmie wszystkich podatników wystawiających faktury – z wyjątkiem tych przypadków.

Na marginesie: od 1 lutego 2026 r. uchylono przepisy o notach korygujących (art. 106k u.VAT). Not nie wystawia się ani w KSeF, ani poza nim – błąd na fakturze poprawia sprzedawca fakturą korygującą.

KSeF według grup odbiorców#

Rodzaje transakcji: B2B, B2C, B2G i zagranica#

B2B – sprzedaż innym firmom w Polsce#

To główny obszar KSeF. Jeżeli Ty i kontrahent macie polski NIP i nie zachodzi żaden wyjątek, faktura powstaje w KSeF. Kontrahent pobiera ją z systemu.

B2C – sprzedaż konsumentom#

Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą trafiać do KSeF. Możesz je wystawić:

• poza KSeF – papierowo lub elektronicznie, jak dotychczas;
• dobrowolnie w KSeF – wtedy konsument dostaje fakturę w uzgodniony sposób: poza systemem (np. wydruk, PDF) z kodem QR albo przez przekazanie kodu i danych pozwalających pobrać ją z KSeF (art. 106gb ust. 6).

Nabywcy bez NIP, którzy nie są konsumentami#

Jeżeli nabywca nie posługuje się NIP ani innym numerem identyfikacji podatkowej (np. rolnik ryczałtowy posługujący się tylko numerem PESEL), sprzedawca objęty obowiązkiem i tak wystawia fakturę w KSeF. Udostępnia ją w uzgodniony sposób: poza KSeF z kodem QR albo przez przekazanie kodu i danych do pobrania faktury z KSeF.

B2G – sprzedaż do administracji publicznej#

Faktury dla podmiotów publicznych wystawiasz w KSeF na ogólnych zasadach. W okresie obowiązkowym faktury przesłane z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) do KSeF otrzymują numer KSeF i są traktowane jak faktury ustrukturyzowane (art. 106gb ust. 7 u.VAT). Podatnik nadaje w KSeF uprawnienie do wystawiania faktur PEF swojemu dostawcy usług Peppol; faktury PEF są zgodne z normą EN 16931, a nie ze strukturą FA(3).

Sprzedaż zagraniczna#

Okresy przejściowe i ulgi#

1. Limit 10 000 zł miesięcznie (do 31.12.2026)#

Możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT dokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (art. 145m ustawy o VAT).

Zasady, które trzeba znać:

• liczy się wartość brutto; limit jest miesięczny, także dla rozliczających się kwartalnie;
• wlicza się tylko faktury, które bez przepisu przejściowego musiałyby trafić do KSeF – nie wlicza się m.in. faktur dla konsumentów i paragonów z NIP;
• tracisz prawo do faktur poza KSeF od faktury, którą przekroczyłeś limit – ona i wszystkie kolejne muszą być w KSeF;
• przekroczenie jest definitywne – w następnych miesiącach nie wracasz do faktur poza systemem;
• z limitu możesz nie korzystać i wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Przykład liczbowy. W lipcu 2026 r. wystawiasz faktury dla firm: 3 lipca – 4 000 zł, 10 lipca – 3 500 zł, 22 lipca – 3 000 zł (wszystkie brutto). Po drugiej fakturze suma wynosi 7 500 zł. Faktura z 22 lipca podnosi sumę do 10 500 zł, więc to ona jako pierwsza musi być wystawiona w KSeF. Od tej chwili wszystkie Twoje faktury dla firm – także w sierpniu, gdy sprzedasz mniej – wystawiasz w KSeF.

2. Kasy rejestrujące i paragony z NIP (do 31.12.2026)#

Do końca 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony z NIP nabywcy do 450 zł (lub 100 euro), uznawane za faktury uproszczone, funkcjonują poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT). Od 1.01.2027 r. kasa przestaje wystawiać faktury, a paragon z NIP przestaje być fakturą – fakturę dla firmy trzeba będzie wystawić w KSeF.

3. Numer KSeF w płatnościach (od 1.01.2027)#

Do końca 2026 r. nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach. Od 1.01.2027 r. czynny podatnik VAT płacący przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT (status według wykazu podatników VAT na dzień zapłaty) za fakturę z KSeF – także za fakturę z trybu offline24 lub niedostępności – poda numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT). W mechanizmie podzielonej płatności numer KSeF podaje się w komunikacie przelewu (art. 108a ust. 3 pkt 3). Obowiązek nie dotyczy płatności na rzecz podatników zwolnionych z VAT. Ustawa nie przewiduje odrębnej kary pieniężnej za brak numeru KSeF w płatności.

4. Okres bez kar#

Według obecnych przepisów kary z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 wchodzą w życie 1.01.2027 r., więc do końca 2026 r. nie ma podstawy do ich nakładania. Ustawa uchwalona przez Sejm 6.11.2026 r. (jeszcze nieogłoszona) ma wydłużyć ten okres do końca 2027 r. – szczegóły i kwoty w artykule Zasady, obowiązki, uprawnienia i sankcje.

5. Tryb offline24 – to nie okres przejściowy#

Tryb offline24 (wystawienie faktury poza systemem i przesłanie jej najpóźniej następnego dnia roboczego) jest rozwiązaniem stałym, a nie przejściowym. Opis wszystkich trybów znajdziesz w artykule Jak działa KSeF w praktyce.

Checklista: czy i od kiedy KSeF mnie dotyczy?#

Przejdź przez pytania po kolei. Zatrzymaj się na pierwszej odpowiedzi, która rozstrzyga Twoją sytuację.

? Czy wystawiasz faktury?

• Nie (np. tylko paragony albo rachunki za czynności niepodlegające VAT) → wystawianie w KSeF Cię nie dotyczy; jako podatnik z NIP odbierasz w KSeF faktury wystawione dla Ciebie od 1.02.2026
• Tak

  ? Czy masz w Polsce siedzibę albo SMPD, które uczestniczy w transakcji?

  • Nie → brak obowiązku; KSeF możesz stosować dobrowolnie
  • Tak

    ? Czy faktura jest dla konsumenta?

    • Tak → ta faktura jest poza obowiązkiem; możesz ją wystawić w KSeF dobrowolnie, a konsument dostaje ją poza systemem z kodem QR
    • Nie

      ? Czy Twoja sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 mln zł?

      • Tak → wystawiasz w KSeF od 1.02.2026
      • Nie

        ? Czy w każdym miesiącu wartość Twoich faktur brutto objętych obowiązkiem nie przekroczyła 10 000 zł?

        • Tak → do 31.12.2026 możesz wystawiać poza KSeF; od 1.01.2027 obowiązkowo w KSeF
        • Nie → wystawiasz w KSeF od 1.04.2026 albo od faktury, którą przekroczyłeś limit

Checklista w formie listy#

Część A – odbieranie faktur

• Jestem podatnikiem VAT (czynnym lub zwolnionym) → odbieram faktury w KSeF od 1.02.2026 r.
• Mam dostęp do KSeF (własny lub przez biuro rachunkowe z uprawnieniem do dostępu do faktur).
• Wiem, kto i jak często sprawdza nowe faktury zakupowe.

Część B – wystawianie faktur

• Wystawiam faktury dla firm z polskim NIP → KSeF dotyczy mnie.
• Moja sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 mln zł → obowiązek od 1.02.2026 r.
• Nie przekroczyłem 200 mln zł → obowiązek od 1.04.2026 r.
• Moje faktury dla firm nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie i nigdy nie przekroczyły → mogę do 31.12.2026 r. wystawiać poza KSeF; od 1.01.2027 r. obowiązkowo w KSeF.
• Przekroczyłem limit w którymkolwiek miesiącu 2026 r. → KSeF obowiązkowo od faktury, która go przekroczyła.
• Wystawiam faktury z kasy rejestrującej lub paragony z NIP → do 31.12.2026 r. poza KSeF, od 1.01.2027 r. faktura dla firmy w KSeF.

Część C – sytuacje szczególne

• Sprzedaję konsumentom → te faktury poza obowiązkiem (dobrowolnie w KSeF z QR).
• Sprzedaję za granicę → wystawiam w KSeF (jeśli mam obowiązek) i przekazuję poza systemem z QR.
• Kupuję od firm zagranicznych bez SMPD w Polsce → ich faktury przychodzą poza KSeF (w JPK: BFK).
• Kupuję produkty rolne od rolników ryczałtowych → VAT RR w KSeF fakultatywnie lub obowiązkowo, jeśli rolnik mnie upoważnił.
• Płacę innym czynnym podatnikom VAT → od 1.01.2027 r. podaję numer KSeF lub identyfikator zbiorczy w przelewie.

FAQ#

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?#

Odbieranie – od 1 lutego 2026 r.: faktury wystawione w KSeF dla nabywcy z polskim NIP otrzymuje się w systemie, niezależnie od wielkości firmy. Wystawianie – od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a dla korzystających z limitu 10 000 zł miesięcznie – od 1 stycznia 2027 r.

Czy KSeF dotyczy firm zwolnionych z VAT?#

Tak, jeśli wystawiają faktury. Zwolnieni podmiotowo (limit 240 000 zł od 2026 r.) i przedmiotowo mają te same terminy co pozostali. Podatnik zwolniony nie musi wystawiać faktur, chyba że zażąda tego nabywca – ale sprzedaż zwolnioną dokumentuje się fakturą, a nie rachunkiem. Rachunek dotyczy tylko czynności niepodlegających VAT i nie trafia do KSeF.

Czy JDG na ryczałcie musi korzystać z KSeF?#

Tak. O obowiązku decyduje status w VAT i to, czy wystawiasz faktury, a nie forma opodatkowania podatkiem dochodowym.

Co się stanie, gdy przekroczę limit 10 000 zł w jednym miesiącu?#

Fakturę, którą przekroczysz limit, i wszystkie następne musisz wystawiać w KSeF. Nie ma powrotu do faktur poza systemem w kolejnych miesiącach.

Czy faktury dla osób prywatnych muszą być w KSeF?#

Nie. Faktury dla konsumentów są wyłączone z obowiązku. Możesz je wystawić w KSeF dobrowolnie, ale konsumentowi przekazujesz je poza systemem z kodem QR.

Czy firma zagraniczna musi wystawiać faktury w KSeF?#

Nie, jeśli nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności (albo SMPD nie uczestniczy w transakcji). Może korzystać z KSeF dobrowolnie.

Czy muszę odbierać faktury w KSeF, jeśli sam jeszcze wystawiam poza systemem?#

Tak. Od 1 lutego 2026 r. faktury wystawione dla Ciebie w KSeF otrzymujesz w systemie, niezależnie od tego, czy sam korzystasz z limitu 10 000 zł. Faktury, które sprzedawca legalnie wystawił poza KSeF (np. w ramach własnego limitu lub z kasy do końca 2026 r.), otrzymujesz poza systemem.

Czy kary za KSeF zostały odroczone do 2028 r.?#

Jeszcze nie. Sejm uchwalił taką ustawę 6 listopada 2026 r., ale na 9 listopada 2026 r. nie trafiła ona jeszcze do Senatu. Musi przejść przez Senat, zostać podpisana przez Prezydenta i ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Do tego czasu obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.

Czy po 1 stycznia 2027 r. mogę wystawić fakturę z kasy fiskalnej?#

Nie. Od tego dnia kasa służy do ewidencji sprzedaży, a fakturę dla firmy – także do paragonu – wystawiasz w KSeF.

Od kiedy numer KSeF w tytule przelewu?#

Od 1 stycznia 2027 r., przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane (art. 108g ustawy o VAT), w tym w podzielonej płatności.

Czy JST korzysta z KSeF?#

Tak. JST jest podatnikiem (w modelu centralizacji), a jej jednostki działają w systemie w kontekście odpowiedniego identyfikatora. Termin zależy od wartości sprzedaży JST w 2024 r.

Słowniczek#

• Etap I / etap II – terminy obowiązku wystawiania: 1.02.2026 (sprzedaż 2024 > 200 mln zł z VAT) i 1.04.2026 (pozostali).
• Limit 10 000 zł – przejściowe prawo (do 31.12.2026) do wystawiania faktur poza KSeF przy małej miesięcznej sprzedaży fakturowej (art. 145m u.VAT).
• SMPD – stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podmiotu zagranicznego w Polsce.
• Podatnik czynny / zwolniony – zarejestrowany jako czynny podatnik VAT albo korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113) lub przedmiotowego.
• Faktura uproszczona – faktura o węższym zakresie danych (do 450 zł / 100 euro); do 31.12.2026 może nią być paragon z NIP.
• PEF – Platforma Elektronicznego Fakturowania w zamówieniach publicznych.
• VAT RR – faktura dokumentująca zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego, wystawiana przez nabywcę.
• Identyfikator zbiorczy – numer obejmujący wiele faktur KSeF, używany przy płatności za kilka faktur jednym przelewem.
• Odbiór faktury w KSeF – pobranie faktury z systemu; datą otrzymania jest co do zasady dzień nadania numeru KSeF.
• Druk sejmowy nr 3245 (UD477) – ustawa przesuwająca wejście w życie kar KSeF na 1.01.2028 r.; uchwalona przez Sejm 6.11.2026 r., nieogłoszona (stan na 9.11.2026 r.).

Źródła#

Źródła sprawdzone przez redakcję 9 listopada 2026 r. (wraz z dostępnością odnośników).

1. Ustawa o VAT (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263 ze zm.), art. 106ga–106gb, 106gba, 106na, 108g, 116, 145l–145n – ISAP
2. Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) – ISAP
3. Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740) – ISAP
4. Rozporządzenie MFiG z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) – ISAP
5. Serwis KSeF MF – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl
6. Serwis KSeF MF – Etapy wdrożenia KSeF – ksef.podatki.gov.pl
7. Serwis KSeF MF – Podstawy prawne oraz kluczowe terminy – ksef.podatki.gov.pl
8. Serwis KSeF MF – Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl
9. Serwis KSeF MF – Kody weryfikujące QR – ksef.podatki.gov.pl
10. Sejm RP – druk nr 3245 i przebieg procesu legislacyjnego – sejm.gov.pl; tekst druku – api.sejm.gov.pl
11. Odpowiedź MF na interpelację nr 14672 (numer KSeF w przelewie, art. 108g) – api.sejm.gov.pl
12. Druk sejmowy nr 1232 – uzasadnienie podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł – api.sejm.gov.pl
13. Rządowe Centrum Legislacji – projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF (wykaz MF nr 138/2026) – legislacja.rcl.gov.pl
14. Senat RP – druki senackie (stan na 9.11.2026: brak druku dla ustawy z druku sejmowego nr 3245) – senat.gov.pl
15. Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 – EUR-Lex
16. MF – Objaśnienia podatkowe z 28 stycznia 2026 r. dotyczące zasad ustalania SMPD na potrzeby KSeF – gov.pl
17. Podręcznik KSeF 2.0 cz. III i cz. IV (wersje z 6.08.2026) – Pliki do pobrania KSeF 2.0
18. MF – JPK_VAT z deklaracją: stosowanie znaczników (wersja 1.1) – PDF